Hoe omgaan met een verzoek op basis van de Wet open overheid (Woo) waar geheimhouding op rust?

Als juridisch adviseur bij de gemeente, werk ik samen met verschillende juridisch adviseurs, projectmanagers, de gemeenteadvocaat, maar ook de wethouders en burgemeester, om verzoeken op grond van de Wet open overheid (Woo) zorgvuldig te behandelen. De Woo is bedoeld om overheidsinformatie toegankelijk en het openbaar bestuur transparanter te maken. Toch komt het vaak voor dat er informatie onder geheimhouding valt, bijvoorbeeld vanwege privacyredenen of om gevoelige belangen te beschermen. Hoe gaat de gemeente dan om met een Woo-verzoek als er geheimhouding op bepaalde informatie rust? Dit is een kijkje in een casus die ik recent heb mogen behandelen.

Het verzoek om informatie met geheimhouding

De gemeente ontving een Woo-verzoek waarin werd gevraagd om toegang tot een document van de gemeente. De informatie in het document ging over de verzoeker zelf. Na een eerste toetsing bleek dat het betreffende document onder geheimhouding viel. Dit roept de vraag op: hoe verhouden we ons tot de wet en de wens om toegankelijk en transparant te zijn, terwijl we ook de geheimhoudingsplicht respecteren?

Toetsing op basis van de Woo en de Gemeentewet

Samen met een andere juridisch adviseur, projectmanager, de wethouder en de gemeenteadvocaat, heb ik de situatie grondig onderzocht. We hebben gekeken naar de argumentatie van de geheimhouding en hoe de geheimhouding zich verhoudt tot de Woo en de Gemeentewet.

De Woo stelt dat informatie in beginsel openbaar is, tenzij er een weigeringsgrond is die opweegt tegen openbaarheid, zoals in dit geval de geheimhouding. De Woo is van toepassing tenzij een bij bijzondere wet vastgelegd apart regime van toepassing is. Dit is vastgelegd in artikel 8.8 Woo en de bijlage bij dat artikel. De bijlage bij artikel 8.8 bepaalt dat de in die bijlage genoemde bepalingen voorgaan op de artikelen 3.1, 3.3, 4.1, 5.1, eerste, tweede en vijfde lid, en 5.2 Woo.

Onze taak was om te beoordelen of de geheimhouding opgeheven kon worden, en zo ja, op welke termijn. Het was duidelijk dat de geheimhouding niet permanent zou moeten zijn, maar de opheffing was een proces dat zorgvuldig moest worden doorlopen. Dit vereiste niet alleen een juridische afweging, maar ook een politieke en administratieve afstemming binnen het college van burgemeester en wethouders (hierna: het college).

Normaliter betekent geheimhouding op documenten dat deze documenten niet openbaar gemaakt worden. Hierop bestaat één uitzondering, hetgeen geregeld is in het artikel 5.5, eerste lid van de Woo. Indien iemand verzoekt om gegevens die de verzoeker zelf aangaan dient hierover openheid te worden gegeven aan die persoon zelf.

Gelet op het feit dat de informatie die gevraagd werd over de verzoeker zelf ging en er geheimhouding op het document rustte, hebben wij ervoor gekozen om het Woo-verzoek met inachtneming van artikel 5.5 van de Woo te behandelen. Dit betekent dat de gevraagde informatie niet openbaar wordt gemaakt voor eenieder zoals dat wel het geval is bij een regulier Woo-verzoek (artikel 4.1 van de Woo). De gevraagde informatie wordt alleen aan de verzoeker verstrekt.

Memo en voorstel aan het college

We kwamen al snel tot de conclusie dat er een memo opgesteld moest worden, waarin we het voorstel om de geheimhouding op te heffen, formeel aan het college konden voorleggen. Het college moest uiteindelijk een besluit nemen over het opheffen van de geheimhouding, omdat zij de geheimhouding had opgelegd. Gelet op artikel 89 derde en vierde lid van de Gemeentewet duurt de verplichting tot geheimhouding voort totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, de geheimhouding weer opheft.

Dit proces nam echter meer tijd in beslag dan verwacht, vooral door de timing met het herfstreces, waarin veel betrokkenen niet beschikbaar waren. Hoe zorg je ervoor dat je je aan de termijnen houdt van de Woo, maar ook de wet en het proces navolgt wat betreft de opheffing van geheimhouding?

Het effect van de herfstvakantie: vertraagde termijn?

Vanwege het herfstreces zou de formele besluitvorming binnen het college niet binnen de gestelde Woo-termijn kunnen plaatsvinden. De opheffing van de geheimhouding zou pas na de vakantie definitief kunnen worden goedgekeurd.

Om de vertraging te ondervangen, kozen we ervoor om de opheffing van de geheimhouding alvast via een mailconsultatie aan het college voor te leggen. Op deze manier konden we het college alvast in kennis stellen van het voorstel, zodat het proces niet onterecht werd vertraagd maar ook de wet werd nageleefd. Na de herfstvakantie werd het voorstel formeel goedgekeurd en werd de geheimhouding opgeheven. Dit maakte dat de informatie openbaar kon worden gemaakt en werd vrijgegeven, zoals vereist door de Woo.

Balanceren tussen transparantie en geheimhouding

Deze casus benadrukt het complexe proces van het omgaan met Woo-verzoeken in situaties waarin geheimhouding van toepassing is. Het vereist een zorgvuldige afweging tussen de belangen van transparantie en de bescherming van gevoelige informatie. Daarnaast speelt timing een belangrijke rol; vakanties en andere administratieve vertragingen kunnen de verwerking van Woo-verzoeken beïnvloeden. Desondanks hebben we in deze situatie een oplossing kunnen vinden die zowel juridisch juist als praktisch haalbaar was, en kon de opheffing van de geheimhouding uiteindelijk worden gerealiseerd.

Als juridisch adviseur is het mijn taak om samen met mijn collega’s te zorgen voor een eerlijke en transparante afweging, waarbij we zowel de wet als de belangen van de gemeente en haar burgers respecteren. Het is een balans die soms uitdagend is, maar die we elke keer weer proberen te vinden.

Wat kunnen we leren van deze casus?

Voor overheidsorganisaties en andere juridische professionals is het van belang om altijd een gedegen toetsing te doen op de juridische mogelijkheden en beperkingen bij Woo-verzoeken. Zeker in situaties van geheimhouding moet het proces zorgvuldig en met oog voor de wet verlopen. Wees voorbereid op vertragingen, maar werk altijd samen met alle betrokkenen om een oplossing te vinden die recht doet aan zowel de wet als de wensen van de burgers.

Deze casus verduidelijk het belang van samenwerking, zorgvuldigheid en flexibiliteit in de uitvoering van de wet, en het in evenwicht proberen te houden samen met de politieke afstemming.